僅用這三招，就可讓文檔數據安全無后患
電子文檔，作為現代化辦公中最常見的一種數據記錄軟件工具。所有電腦中的文字數據都由它來承載，比如公司的普通辦公資料或核心技術文檔，通通都能看到它的身影。因為要保護數
電子文檔，作為現代化辦公中最常見的一種數據記錄軟件工具。所有電腦中的文字數據都由它來承載，比如公司的普通辦公資料或核心技術文檔，通通都能看到它的身影。因為要保護數據安全，所以電子文檔文件加密保護成了重點。針對文檔泄密主要途徑可以歸納為兩點：內部泄密和外部攻擊。而文件加密軟件對文檔文件加密處理，正好從根源解決了這兩個難題。
三招解決文檔數據安全隱患問題
如上文所說，內部泄密的原因肯定是來自于企業內部人員的暗箱操作，如內鬼為獲利故意泄密公司核心文檔資料；而外部攻擊也就包括了黑客手段，比如勒索病毒。為何說文檔文件加密后就可以杜絕這些問題呢？因為，真正價值的東西是內容數據，而一旦文檔文件加密，不能獲取真實信息，泄漏的文檔也就失去了意義。而對于文檔文件加密，就介紹以下三招，絕對讓文檔安全性成倍上升。
文檔文件加密的三種不同方式
1.自帶功能設置文件加密。
使用電子文檔時，一定不會陌生office或者wps軟件自帶的文件加密功能，作為最簡單的第一招，也就是設置密碼了，不要小瞧密碼保護，當設置的密碼難度級別夠高時，也就是密碼組合夠復雜，想破解打開，是要付出不少的代價的。
2.壓縮工具文件加密。
當電子文檔資料需要外發或者需要文件加密保存時，很多人會選擇壓縮的方式，把各類文檔文件加密，這種方式也是設置密碼的形式，只有輸入正確的密碼，才能解壓出文檔資料。
以上的兩種文檔文件加密方式優勢在于免費使用，缺點在于需手動設置密碼，而且密碼設置要相對復雜才好，更重要的是，設置的密碼一定要牢記，如果疏忽遺忘，想要再打開，就非常困難了。
3.使用文檔文件加密軟件。
目前來說，文檔文件加密軟件一定要選擇透明文件加密技術實現的，比如防泄密系統。透明文件加密技術說簡單易懂點就是無需改變電腦使用習慣，保存或另存為時文檔即被高強度文件加密處理，而且在授權環境下，受保護應用是可以無條件二次打開文件加密文檔，無需解密。更加方便快捷，保護數據安全的同時，更加解放了雙手，節約了時間。
采用文檔文件加密軟件，優勢在于文檔文件加密更加高效安全，且針對企業面臨的眾多不穩定因素，集中權限管理和策略控制能更好的保護文檔安全。缺點當然是需要支付一定的費用，如果需要好的方案，不妨咨詢科技吧。
透明加密：在文件創建或編輯過程中自動強制加密，對用戶操 作習慣沒有任何影響，不需手動輸入密碼。當文件通過非正常 渠道流至外部，打開時會出現亂碼或無法打開，并且始終處于 加密狀態。加密過程在操作系統內核完成，保證了加密的高效 性。
半透明加密：用戶可以打開加密文件，新建的文件不加密。
解密外發：當與外部交流，需要解密文件，員工可以通過申請 解密文件，管理人員受到申請信息，根據收到申請解密文件， 決定是否通過審批?？梢栽O置多人審批，分級審批等流程。
防泄密外發：當員工外發重要文件時，可以向管理員申請外發 ，同時可以設置外發出去的文件的打開次數，打開時間，是否 可以打印、截屏等操作?？梢栽O置多人審批，分級審批等流程。
外發文件時，申請者可以設置外發文件的使用權限，包括外發出去的文件的打開次數，打開時間等信息，過期自動銷毀！
通過劃分安全區域、設置文檔密級，建立分部門分級別的保密機制
文件密級管理：根據保密制度和策略，通過部門、密級、文檔類型的相關聯， 細化到各部門加密的不同文件類型，劃分“公開”、“普通”、“私密”、“保密”、“機密”、“絕密”六個等級。 每個部門有單獨的權限，不同部門之間默認不可互相訪問，可以根據需求進行一些必要的設置和授權。
透明加密：在文件創建或編輯過程中自動強制加密，對用戶操 作習慣沒有任何影響，不需手動輸入密碼。當文件通過非正常 渠道流至外部，打開時會出現亂碼或無法打開，并且始終處于 加密狀態。加密過程在操作系統內核完成，保證了加密的高效 性。 半透明加密：用戶可以打開加密文件，新建的文件不加密。
發件人白名單：管理員可以設置發件人白名單，白名單中的發件人發出的郵件中的附件會自動解密。
收件人白名單：管理員可以設置收件人白名單，白名單中的收件人收到的郵件中的附件會自動解密。
離線用戶管理(長期)： 若員工不能夠與企業內網中的服務器相連，可以利用單機客戶端的方式。
離線用戶管理(短期)：若員工臨時出差在外，可以通過離線策略對其進行管理。設置員工離線的時間，比如72小時，當計算機離線大于72小時后，所有加密文件將不能打開。
安全網關對訪問服務器的計算機進行嚴格的身份驗證，防止未授權的用戶和進程訪問服務器獲取機密數據。 通過上傳解密、下載加密及通訊加密，實現對加密文檔上傳、下載與傳輸過程中的全面防護，防止機密數據被竊取。
審批日志備份：系統會記錄所有申請解密操作、外發操作、審批操作。同時將把所有相關操作的源文件備份到服務器上。
加密文件備份：所有加密的文件，定時備份到服務器上，已經備份過的，沒有修改過，不備份。加密文件修改過，會自動備份到服務器上，同一個文件，每天只備份一個版本。
