2022年7月，某市保密局和國土局開展測繪地理信息保密專項檢查時，發現轄區某縣水務局無法提供在省測繪地理信息局申領的全套涉密測繪成果。經查，2018年7月，時任該縣水務局設計隊隊長的劉某從省測繪地理信息局購回1套秘密級的本縣地圖，未明確專人看管，也沒有建立圖紙使用、借閱、歸還、登記等相關保密管理制度，涉密測繪圖紙日常使用、借取隨意，管理混亂、交接不清，單位分管領導也未對涉密地圖及相關涉密載體加強管理，結果導致地圖遺失。由此可見，如何有效防止公司文件和圖紙外發，是企業數據保護工作的重中之重。以下是一些企業數據保護的要點，幫助企業構建堅固的數據防線。

一、采用先進的數據文件加密軟件
數據文件加密技術是防止數據泄露的重要手段。企業應采用先進的文件加密軟件，對公司文件和圖紙進行文件加密處理，確保數據在傳輸、存儲和使用過程中的安全性。文件加密技術可以有效地防止未經授權的訪問和篡改，保護企業數據不被非法獲取和利用。
二、建立嚴格的數據管理制度
企業應建立嚴格的數據管理制度，明確數據和圖紙的保密等級、使用權限和存儲要求。通過設定明確的保密等級，對不同敏感度的數據進行分類管理，確保只有經過授權的人員才能訪問和使用。同時，制定詳細的使用權限和存儲要求，規范員工的數據使用行為，減少數據泄露的風險。
三、實施嚴格的訪問控制
訪問控制是防止數據泄露的關鍵措施。企業應實施嚴格的訪問控制策略，對數據和圖紙的訪問進行權限管理。通過設定用戶權限、身份認證和訪問審計等措施，確保只有經過授權的用戶才能訪問和使用數據和圖紙。同時，對敏感數據的訪問進行實時監控和記錄，及時發現異常行為并采取措施。
四、加強員工的安全意識培訓
員工是企業數據保護的第一道防線。因此，加強員工的安全意識培訓至關重要。企業應定期開展數據安全培訓活動，提高員工對數據保護重要性和緊迫性的認識。通過培訓，讓員工了解數據安全的基本知識、防范技巧和應急處置方法，增強員工的自我保護能力和安全意識。
五、建立數據泄露應急響應機制
即使采取了上述措施，也無法完全避免數據泄露的風險。因此，企業應建立數據泄露應急響應機制，以便在發生數據泄露事件時能夠迅速采取措施，減少損失和影響。應急響應機制應包括數據泄露的發現、報告、評估和處置等流程，確保在事件發生后能夠迅速啟動應急預案，及時控制事態發展。
綜上所述，有效防止公司文件和圖紙外發需要企業從多個方面入手，使用先進的數據文件加密軟件、建立嚴格的數據管理制度、實施嚴格的訪問控制、加強員工的安全意識培訓以及建立數據泄露應急響應機制。這些措施共同構成了企業數據保護的堅固防線，有助于保護企業數據的安全性和保密性，維護企業的競爭力和市場地位。